Dossiers op gemeenteraad onbetrouwbaar

In februari 2013 kondigde het huidige gemeentebestuur met trots aan dat men de gemeenteraadsdossiers enkel nog digitaal ter beschikking zou stellen van de raadsleden. Kostenbesparing op het maken van kopieën stond aan de basis.

Burgemeester Keulen verkondigde het toen zo: "De agenda's en de verslagen van de vergaderingen gaan vanaf nu enkel digitaal ter beschikking gesteld worden. Met de tablet-pc's kan ieder raadslid of schepen de dossiers raadplegen op een moment dat het hem of haar uitkomt. Dat niet alleen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis waar er overigens uit plaatsgebrek zelden een ruimte beschikbaar is om dit te doen" (Nieuwsblad 23/02/2013)

In december 2013 werd de aankoop van de tablets en de software gegund. De eigenlijke ingebruikname gebeurde halfweg 2014. De totale investering bedroeg ongeveer 60.000 euro, voor 4 jaren.

Men hield wel nog een slag onder de arm. In het huishoudelijk reglement werd aangehaald dat de papieren dossiers altijd als referentie dienen en als wettelijke norm worden beschouwd. En dit gedurende de overgangsperiode. De lengte van de overgangsperiode werd nooit vastgelegd.

Wij stellen nu vast dat, 2,5 jaar na ingebruikname van het systeem, het digitale dossiersysteem voor de gemeenteraad nog steeds niet betrouwbaar is. Bijna elke maand is er wel ergens iets dat er fout is.

* Documenten die in de papieren versie zitten, maar niet in het digitale dossier. Of andersom

* Documenten of teksten die in de Notubiz tablet-app zitten, maar niet op de Notubiz website te zien zijn. Of andersom.

* Versies van teksten in het digitale dossier die afwijken van de teksten in de papieren versie

De burgemeester verwerpt onze opmerkingen hierover altijd met zijn gekende uitdrukking: "Ga dan maar klacht neerleggen!".

Het hele digitale systeem is zo onbetrouwbaar als maar kan zijn. Je moet je als raadslid telkens afvragen of een dossier wel volledig is. Of je wel naar de juiste versie aan het kijken bent. Dit lijkt me absoluut geen goede gang van zaken. Je krijgt dan, als lid van de oppositie, de indruk dat het gemeentebestuur dingen te verbergen heeft.

Er moet dringend een oplossing komen om de betrouwbaarheid van het systeem te verhogen. We vragen dat het gemeentebestuur het huidige systeem nu reeds evalueert en dat er hier verantwoordelijkheden worden opgenomen en alle problemen opgelost worden.

Na 2,5 jaar is de overgangsperiode wel achter de rug, lijkt me.